Paragony i faktury – przechowywanie i archiwizacja

Dotyczą one nas wszystkich. Paragony i faktury za buty, sprzęt RTV, komputer czy pralkę.

Znacie ten moment, gdy otwieracie portfel i wysypują Wam się paragony? Ja nie 🙂 Dzięki bieżącej segregacji paragonów ten problem mnie nie dotyczy. A wystarczy tak naprawdę po każdych zakupach odkładać je na swoje miejsce. Przez lata zakupów odkryłam kilka ciekawych patentów na przechowywanie dokumentów sprzedaży, które zbieramy tak naprawdę przez całe swoje życie.

Skąd się biorą?

Dostajemy je w przesyłkach, sklepach przy kasie lub są do nas wysyłane e-mailem. Te ostatnie najłatwiej zarchiwizować. Wystarczy utworzenie w dokumentach katalogu „Paragony” i zapisanie pliku rozpoczynając od daty, w której był wystawiony, a następnie nazwy produktu. Do tak przygotowanego katalogu wystarczy na bieżąco wrzucać dokumenty.

Tymi papierowymi musimy się zająć. Gdy wracam z zakupów, wykładam wszystkie rzeczy na stół, siatki składam i chowam do szuflady, metki odcinam i wyrzucam, a paragony wrzucam na jedną kupkę. Przeglądam także od razu portfel i torebkę, czy jakieś mi się nie zawieruszyły podczas zakupów. Potem zajmuję się segregacją.

Gdzie je przechowywać?

Od wielu lat paragony przechowuję w starym dużym portfelu, który posiada przynajmniej 2 przegródki. Większe dokumenty jak faktury lub karty gwarancyjne składam w koszulce rozmiaru większego od A4, która na dodatek posiada zamek lub zatrzask, dzięki któremu nic nam się nie wysypie.

Organizacja paragonów

Znalezienie w mieszkaniu miejsca do przechowywania paragonów zaoszczędza nam nerwów i czasu. Gdy będziemy jakiegoś potrzebowali, wystarczy skierować się do portfela. Ja swój portfel z paragonami przechowuję na regale w pudełku z szufladkami.

Który paragon warto trzymać

Swego czasu paragony za zakupy spożywcze trzymałam osobno aż do czasu sprawdzenia, czy pieniądze zostały prawidłowo zaksięgowane na koncie. Być może to niepotrzebna ostrożność, ale tak kiedyś robiłam. Dzisiaj wszystkie paragony wyrzucam do kosza wcześniej spisując jedynie wydatki w notesie, którzy wisi na lodówce.

Paragony, które należy trzymać: obuwie, odzież (płaszcze, spodnie), sprzęt AGD i RTV, torebki i droższa odzież, zabawki.
Paragony, które od razu wyrzucam: jedzenie, paliwo, bielizna, tania odzież (np. bluzka za 30zł),
Paragony, które warto dodatkowo skopiować: komputer, telefon, drogi sprzęt RTV, biżuteria.

Jak utrzymać porządek w paragonach

Są takie firmy, które razem z paragonem dodają zawsze tekturowe opakowanie. Z firm, które tak zawsze robią jest Apart, Kruk i Salony Mody Cybina (salony odzieży wizytowej  z okolic Poznania). W takiej sytuacji wszystkie paragony z danej firmy przechowuję wyłączenie w jednym kartoniku, a te nowsze wyrzucam. Dzięki temu od razu wiem, gdzie szukać paragonu za kolczyki czy pierścionek lub za koszulę z Cybiny.

Raz na jakiś czas (zwykle 2-3 razy w roku) przeglądam wszystkie paragony. Nie zajmuje to więcej niż 15 minut, a taka selekcja pozwoli na pozbycie się paragonów starszych niż 2 lata, po których kończy się gwarancja. Oczywiście mówię tu o paragonach za odzież i torebki, a nie za telefon. Tego typu paragony trzymam zawsze do czasu aż dany produkt mi się całkowicie nie zepsuje lub go nie sprzedam.

Zanim schowam paragon do portfela, wcześniej go spinam z innymi z tej samej kategorii. Każde gospodarstwo domowe będzie miało inny sposób na segregację. U mnie sprawdza się metoda podziału na: buty, zegarki, biżuteria, RTV, cała reszta.

paragon_1

Na każdym paragonie warto opisać ołówkiem czego dotyczy. Deichmann potrafi opisać produkt jako „obuwie damskie”, a jeśli paragonów mamy sporo, możemy mieć problem z przypomnieniem sobie, o które buty chodziło.

Paragony za produkty które są naprawdę wartościowe (u mnie to np. komputer, telefon czy obrączki), dodatkowo kseruję i to ksero zszywam razem z paragonem. Nie mamy wpływu na jakoś rolki papieru, na której drukuje się paragon i możemy się mocno zdziwić, gdy po 2 miesiącach odkryjemy biały pasek.

Faktury w firmie

Nieco inaczej wygląda sytuacja w firmie, gdzie faktury zostają przekazane do księgowej. W ostatniej firmie, w której pracowałam pojawił się problem, gdy zepsuła się drukarka. Nikt nie wiedział kiedy była kupiona i gdzie może być faktura. Dodatkowo, właśnie mieliśmy kontrolę skarbową i księgowa nie miała czasu na szukanie tego dokumentu.

A wystarczy robić kopię. Tak po prostu 🙂 W szafce przy serwerach znajdował się segregator, do którego wpięłam kopie wszystkich dokumentów dotyczących komputerów, które znalazłam na dysku mojej poprzedniczki, a do segregatora z dokumentami zarchiwizowanymi dopinałam kopie faktur za sprzęt, który był kupowany na bieżąco (można tu zaliczyć niszczarkę, drukarkę, czy ekspres do kawy).

Aby jeszcze ograniczyć ilość dokumentów, można po prostu skanować faktury i wrzucać do odpowiedniego katalogu na dysku lub w chmurze tak, aby odpowiednie osoby w firmie miały do niego dostęp. Wówczas nie musimy się martwić w przypadku zepsucia sprzętu.

Podsumowanie

Przygotowując ten wpis zdałam sobie sprawę, że podstawą do prowadzenia wielu budżetów domowych jest analiza wydatków właśnie na podstawie posiadanych paragonów, które są składowane w jednym miejscu i potem sumowane. Moja propozycja w żaden sposób nie koliduje z taką możliwością, gdyż wystarczy po podsumowaniu miesiąca dokonać ostatecznego podziału i zachować te niezbędne.

Powodzenia :-)

 

Niezbędnik biurowy Asystentki Biura

Gdy jakiś czas temu rozpoczynałam pracę w nowej firmie, dostałam swoje miejsce pracy w newralgicznym punkcie w firmie. Już na pierwszy rzut oka widać było, że brakuje tam podstawowego wyposażenia, które jest niezbędne do solidnego wykonywania zadań na tego typu stanowisku. Brak nożyczek lub tylko jedna sztuka, która krąży po biurze i nigdy ich nie ma, gdy są potrzebne. Znikające długopisy, które odnajdują się na biurku u „zbieracza długopisów”, czyli takiej osoby, która zawsze je zabiera, a nigdy nie oddaje. To tylko dwa z wielu przykładów. Wszystkie takie artykuły biurowe zawsze powinny być dostępne u asystentki, a dodatkowo powinno być ich kilka sztuk. Dlatego właśnie, gdy dostałam możliwość robienia zakupów biurowych, od razu zrobiłam większe zapasy, a „swoje” wyposażenie trzymałam w koszyczku pod monitorem.

Wracając jednak do tematu niezbędnika na tym stanowisku, są takie elementy wyposażenia, które są absolutnym minimum. Praca w nowej firmie i zajmowanie się biurem ma te zalety, że można „zaglądać” do zakątków tego biura bez obawy o bycie posądzonym o węszenie. Ja dzięki obserwacji ludzi i tego jak pracują i z czego korzystają, odnalazłam w biurze niepotrzebne nikomu przyborniki na biurko (idealne do pisaków w sali konferencyjnej) i tablicę korkową, która leżała za biurkiem w jednym z pokojów.

Poniżej znajdziecie listę rzeczy, która jest niezbędna do pracy na tym stanowisku.

Niezbędnik Asystenta Biura

 

  1. Tablica korkowa – podstawowa tablica kosztuje już 15-20 zł, a jest najprostszym sposobem wizualizacji zadań lub innych ważnych informacji.
  2. Post-it’y – karteczki samoprzylepne to „must have” asystentki. Można na nich robić notatki, spisywać informacje podczas rozmowy telefonicznej i zapisywać zadania.
  3. Notes – od momentu wejścia do nowej firmy nie rozstaję się z notesem. Robię w nim notatki i zapisuję wszystko, nawet mniej ważne informacje. Notes zawsze zabieram do domu, bo nigdy nie wiadomo, kiedy może się przydać.
  4. Kalendarz – duży przestronny kalendarz najlepiej w formacie A4, w którym zapisuję dostawy zakupów, otwarte, duże tematy do załatwienia, dane kontaktowe, a także  wklejam ważne, ale ukończone już zadania z post-it’ów.
  5. Zakładki indeksujące – do oklejania dokumentów, zaznaczania miejsc do podpisu i innych informacji w notesie i kalendarzu.
  6. Długopis – rzecz święta. Mój ulubiony to długopis Toma z gwiazdką. Niezawodny, ładnie piszący, wydajny i w przystępnej cenie.
  7. Kalendarz na biurko – najlepiej, gdy ma miejsce na notatki, wypisane polskie święta i dodatkowo karteczki samoprzylepne w zestawie.
  8. Ołówek – po prostu.
  9. Białe karteczki – przydatne praktycznie do wszystkiego.
 

Wyjaśnienie funkcji wyszukaj.pionowo

Są takie funkcje w arkuszu, które nie tylko są bardzo przydatne, ale również bardzo trudne do opanowania i dlatego nie chcemy z nich korzystać. Od czasu, gdy kiedyś ktoś mi porządnie wytłumaczył jak działa funkcja”wyszukaj.pionowo”, uwielbiam z niej korzystać. Poniżej szybki tutorial na prostych danych.

W google.drive przygotowujemy sobie dane.

wyszukaj.pionowo

W tym przykładzie będziemy chcieli sprawdzić jaki znak zodiaku ma osoba z wybranym przez nas imieniem.

(więcej…)